Note de frais - remboursement de frais des fournisseurs

Bonjour; Notre organisme de formation embauche des formateurs indépendants qui nous facturent leur intervention. Ils nous envoient des notes de frais pour rembourser leurs déplacements. Comme se ne sont pas des salariés, il ne me semble pas que cela soit autorisé de leur rembourser leurs déplacement sur une note de frais. Je ne trouve pas de texte explicite concernant ma problématique. Que risque mon entreprise si elle rembourse sous forme de note de frais les déplacement d'un prestataire de service qui nous facture par ailleurs son intervention? (le formateur ou l'évaluateur). et lui aussi a t'il des risques? est-ce illégal?

Ces prestataires ne souhaitent pas inclure leurs frais dans leurs facture.

merci

Bonsoir Julie,

Il existe pas mal de considérations au sujet des notes de frais de prestataires. Pour n'en citer que quelques-unes :
- Le contrat de prestation doit préciser ce qu'il en est,
- Le prestataire peut faire une facture à part,
- Il est tout à fait autorisé de rembourser les frais d'un prestataire, mais la "note de frais" est usuellement destinée au personnel de la maison,
- Il faut régler le problème de la TVA.
- Le prestataire doit justifier ses frais
- Si l'entreprise embaucheuse est bien organisée, il vaut mieux prendre en charge directement les frais, commander les billets d'avion, réserver les voitures, les chambres d'hôtel, etc. Le prestataire ne paye rien et n'a rien à refacturer.

Si le prestataire règle lui-même ses frais, faire une facture à part, y joindre les justificatifs est aussi bien traité à part, et pas forcément en même temps que la facture de prestations proprement dite. Cela se précise au contrat.
Le prestataire n'a pas forcément les moyens de financer des frais importants.

J'insiste bien sur le fait que les échanges financiers entre le prestataire et l'entreprise ou l'association, doivent donner lieu à des factures dûment datées et reprises en comptabilité.