Ecriture comptable d'un paiement partiel de facture client en AE

Bonjour,

je suis en auto (micro) entreprise depuis plusieurs années.

Un client en difficulté vient de me régler un paiement PARTIEL sur une facture émise depuis des mois.
Or mon logiciel comptable, quand j'indique un paiement partiel, génère automatiquement une FACTURE D'ACOMPTE, qui indique en référence le numéro de la facture initiale.

Dans le livre des recettes, c'est donc le numéro de cette facture d'acompte qui est automatiquement indiquée, pas celui de la facture initiale.

Je suis habituée à générer des factures d'acompte de 30% basées sur mes devis. Mais je suis étonnée de la faire ici sur une prestation effectuée et terminée depuis longtemps.

Du coup, je vais me retrouver avec plusieurs factures ayant trait à la même prestation :
- Ma facture initiale de 500€, par exemple
- Une facture d'acompte de 100€ (par exemple)
- Une facture d'acompte de 200 €
- Une autre facture d'acompte de 200€

Trouvez-vous cela cohérent ?

Dans ma logique, j'aurais plutôt enregistré la recette de l'acompte 1 en l'affectant au numéro de la facture initiale... Idem pour les autres versement jusqu'au solde complet. Sans générer toutes ces factures complémentaires.

J'ai fait des recherches partout mais n'ai rien trouvé qui réponde à mon interrogation.
Merci d'avance pour vos lumières.

Cordialement

Bonjour,

Votre question touche à un aspect délicat de la gestion des encaissements partiels en comptabilité de micro-entreprise, en particulier avec les logiciels qui génèrent des factures d'acompte. Ce fonctionnement est effectivement plus courant dans des prestations en cours et non pour des services déjà réalisés, ce qui peut paraître incohérent dans votre cas.

La méthode que vous proposez — enregistrer chaque paiement partiel en référence directe à la facture initiale — pourrait sembler plus simple et éviterait la multiplication des documents, mais elle peut poser problème pour la traçabilité des versements dans certains logiciels. Votre situation est donc une limite de paramétrage, propre à votre logiciel. En ce sens, vous pourriez envisager de vérifier auprès de l'éditeur s’il existe un paramétrage pour adapter la logique d'enregistrement ou chercher un logiciel plus flexible en termes de gestion des encaissements partiels.

En résumé, votre logique est pertinente, mais elle peut nécessiter un ajustement du logiciel pour mieux correspondre à votre besoin de simplicité et de transparence dans les enregistrements comptables.

Merci pour votre retour éclairant.

Je comprends mieux la logique derrière la génération automatique de factures d'acompte car j'ai eu a rencontré le même problème, même si cela complique quelque peu la gestion des paiements partiels sur des prestations déjà réalisées. En ce sens, pensez-vous qu’il serait judicieux de faire appel à un expert-comptable pour optimiser ces processus et trouver une solution adaptée aux limites des logiciels ?

Merci encore pour votre aide précieuse !

Bonjour Nelly2,
merci d'avoir pris le temps de me répondre de façon aussi pertinente.
Je vais voir auprès de l'éditeur du logiciel.
Cordialement

Bonjour,

Je suis ravi que mes conseils aient pu éclairer votre compréhension de ce sujet ! Effectivement, les encaissements partiels sur des prestations terminées peuvent devenir complexes à gérer avec certains logiciels, et recourir à un expert-comptable pourrait s’avérer extrêmement bénéfique pour simplifier et optimiser ces processus.

Les experts-comptables disposent d’une connaissance approfondie des logiciels comptables et des ajustements possibles pour une traçabilité optimale, tout en allégeant votre charge administrative. En travaillant avec un cabinet comme le nôtre, vous pourriez obtenir des recommandations spécifiques et adaptées à votre activité, qui pourraient résoudre ces complications de manière plus fluide.

Vous pouvez consultant ce site pour avoir d'autre information

Bonjour,

Votre question est très intéressante, et il est compréhensible que vous trouviez cette situation peu intuitive, surtout si la prestation est déjà terminée.

En effet, dans la logique comptable, chaque paiement partiel devrait pouvoir être rattaché à la facture initiale sans forcément générer une nouvelle facture d’acompte. Il semblerait pourtant que votre logiciel comptable fonctionne ici en tant que suivi des encaissements, en créant automatiquement des factures d’acompte pour chaque paiement partiel, même si cela peut prêter à confusion dans votre cas.

Une façon de gérer cela pourrait être de considérer ces « factures d’acompte » comme un simple suivi de paiement, et non comme des documents de facturation supplémentaires. En revanche, si le livre des recettes reporte uniquement les numéros des factures d’acompte, cela pourrait compliquer le suivi pour vos registres, en cas de contrôle par exemple.

Dans ce cas, il serait peut-être plus prudent de consulter un professionnel comptable. Un expert pourrait vous conseiller précisément sur la manière d’ajuster votre logiciel ou de paramétrer vos écritures pour que les paiements soient directement imputés à la facture initiale, sans ajout de factures d’acompte, si cela est possible et conforme à la réglementation.

Bien cordialement,